Mailbox vol? 8 tips om uw e-mails beter te beheren

We spenderen dagelijks heel wat tijd aan het vermijden van een volle mailbox. E-mails beheren lijkt soms wel een fulltime bezigheid. Op die manier is het ook een aanslag op onze productiviteit. Net wanneer uw focus helemaal goed zit, hoort u het irritante geluidje: een nieuw bericht, terwijl de mailbox vol zit. Dat kan beter. Beheer uw e-mails vanaf nu nog beter met deze 8 tips dankzij Proximus.

Gemiddeld zijn we er drie uur per week mee bezig. We mogen e-mail beheren dus echt wel contraproductief noemen. En het negeren, wanneer uw mailbox vol zit? Dat is vaak geen optie. Studies hebben bovendien uitgewezen dat ongelezen mails voor veel mensen een bron van stress zijn. Het is gewoon niet mogelijk om ver- der te werken wanneer u weet dat er onbehan- delde berichten op u wachten. Voor veel mensen is ‘zero mail’ dan ook het doel: het tegengestelde van een volle mailbox op het einde van de dag. Om te vermijden dat u een hele dag met uw mail- box bezig bent, is het belangrijk om uw e-mail te beheren. Focus u in de eerste plaats op projecten en personen die belangrijk zijn.

We geven een aantal tips voor een beter e-mail management.
 

1. Behandel onmiddellijk de mails die weinig werk vragen

Een gouden regel in het beheren van e-mails: komt er een bericht binnen dat weinig of geen werk vraagt, zorg er dan meteen voor. Anders vergeet u het en blijft deze mail nog een tijdje in de massa zitten. Van zodra u de mail gelezen of beantwoord hebt, verwijdert of archiveert u het bericht. Het feit dat u de mail hebt weggewerkt, zal u tevens een kleine boost geven.
 

2. Voeg filters en mappen toe

Natuurlijk krijgt u ook heel wat mails die meer tijd vragen om te beantwoorden. Soms moet u op informatie wachten of er andere collega’s bij betrekken. Dan wilt u deze mail later gemakkelijk terugvinden. Maak daarom een mapje met ‘te behandelen mails’ aan. Op die manier verdwijnen ook deze berichten uit uw ‘inbox’ en hebt u in een aparte map een handig overzicht van wat nog moet gebeuren.

Een extra tip: wie echt heel veel mails moet verwerken, zou zelfs meerdere mappen op basis van urgentie kunnen maken. Bijvoorbeeld:

• Vandaag: voor alle mails die voor het einde van de dag behandeld moeten worden.
• Deze week: voor alle mails die voor het einde van de week een antwoord moeten krijgen.
• Deze maand: voor alle mails die langere tijd kunnen wachten.

U bent uiteraard volledig vrij om mapjes aan te maken. U zou het ook als volgt kunnen aanpakken:

• Ongelezen mails
• Dringende mails
• Te behandelen mails
• Andere mails

Zorg er uiteraard voor dat u er zelf nog aan uit kunt. Wie te veel mappen heeft, verliest ook weer onnodig veel tijd. Deze mappen mogen boven- dien niet in een vergeetput veranderen. Kijk er dagelijks even naar, zodat u zeker niets op de lange baan schuift.

 

Een gouden regel in het beheren van e-mails: komt er een bericht binnen dat weinig of geen werk vraagt, zorg er dan meteen voor. 
 

3. Schrijf u uit voor zoveel mogelijk nieuwsbrieven

U bent waarschijnlijk op verschillende nieuws- brieven ingeschreven. Sommige van die regelmatig terugkerende mails zijn zeker nuttig aangezien u er interessante informatie voor pro- fessionele activiteiten uithaalt. Maar u ontvangt zeker ook nieuwsbrieven van bedrijven die u volgt, maar waar u in de praktijk zelden iets aan hebt. Nieuwsbrieven zijn bijgevolg in grote mate verantwoordelijk voor een overvolle mailbox. Het is dus aangeraden om u uit te schrijven voor nieuwsbrieven die u niet leest of u niets opleve- ren. En denk ook altijd goed na voor u ergens de goedkeuring geeft om een nieuwsbrief naar uw e-mailadres te sturen. Wilt u toch niets mislopen? Maak dan een apart mapje voor alle nieuwsbrieven aan. Of laat ze in een privémailbox terechtkomen.
 

4. Beperk het aantal gegroepeerde verzendingen

Het is vaak heel handig als u een mail via een verzendlijst meteen naar meerdere collega’s tegelijk kunt sturen. Maar als deze lijsten te groot zijn, krijgt u langs deze weg een pak mails die uw aandacht niet nodig hebben. Stel dat u een mail naar dertig gegroepeerde contacten verstuurt, dan loopt u het risico dat dertig mensen u een antwoord zullen sturen. Soms is dat een simpele ‘Oké!’, maar dat zijn weer enkele clicks die eigenlijk niet nodig zijn. Denkt u dat sommige collega’s eigenlijk geen baat hebben bij uw bericht? Neem hen dan niet op in uw verzendlijst. Zo bespaart u uzelf de kans dat ze bijvoorbeeld om uitleg zouden vragen en uitein- delijk helpt u hen zelf ook om hun eigen mailbox te beheren.
 

5. Stel automatische antwoorden in

Gaat u op vakantie en bent u bijgevolg een tijdje niet in staat om uw mails te beantwoorden? Stel dan een automatisch antwoord of ‘out-of-office’ in. Op die manier weten de verzenders dat ze niet meteen een antwoord hoeven te verwachten. Zo laat u uw mailbox op vakantie in elk geval thuis. Automatische antwoorden kunnen ook heel handig zijn wanneer u het druk hebt. Bent u bijvoorbeeld een hele dag in een vergadering, een opleiding of op bezoek bij klanten? Laat dan automatisch weten dat de verzender van een mail tot morgen moet wachten.
 

6. Maak in uw agenda tijd voor uw e-mails

Wat u ook doet, mails zullen altijd wel in overvloed blijven binnenstromen. Daarom is het een goed idee om dagelijks in uw agenda tijd te voorzien voor het behandelen van nieuwe berichten. Een moment waarop u dus niets anders plant en u uw volledige mailbox even opkuist. U kiest uiteraard zelf wanneer dit het best uitkomt, maar wij raden de voormiddag aan. Op die manier begint u met een propere lei aan de nieuwe werkdag.
Wat we zeker afraden, is uw mails op het einde van de dag te behandelen. Op die manier neemt u alles mee naar huis. Er zitten vast een paar berichten tussen die u de rest van de avond of, erger nog, het hele weekend zullen bezighouden.
Uiteraard geldt dit niet voor cruciale mails die uw aandacht zo snel mogelijk verdienen. Vandaar dat het systeem met mapjes uit puntje 2 ideaal is om de belangrijkste berichten te filteren.
 

7. Verzorg de inhoud van uw eigen mails

We zouden bijna het belangrijkste aspect van een e-mail vergeten: de inhoud. Als u er zelf voor zorgt dat uw mails inhoudelijk goed zitten, dan zal u veel minder berichten met bijkomende vra- gen ontvangen. Wees dus zo duidelijk mogelijk om te vermijden dat er zich een ketting van vragen en reacties kan vormen. Hieronder leest u enkele tips over hoe u de perfecte mail schrijft:

• Stel alle vragen waar u mee zit en maak duidelijk welke informatie u nodig hebt. Maak het de ontvanger gemakkelijk en gebruik een lijstje met bullet points. Op die manier is meteen duidelijk wat er in het antwoord op uw mail moet staan en hoeft u met een beetje geluk dus geen bijkomende mails meer te versturen.
• Gebruik eenvoudige woorden en pro- beer korte zinnen te vormen. Een mail hoeft zeker geen literair meesterwerk te zijn. Het is daarentegen de kunst om alles zo kort en duidelijk mogelijk te formuleren.
• Een lange brok tekst is niet gemakkelijk om te lezen. Breek zinnen zoveel mogelijk op in korte alinea’s. Dat maakt het leven van de ontvanger veel eenvoudiger en de kans is kleiner dat hij/zij vragen vergeet te beantwoorden.
• Neem uw tijd om iedere mail na te lezen voor u op ‘verzenden’ klikt. En kijk ook goed na of u het bericht wel naar de juiste ontvanger(s) stuurt.

 

8. Gebruik sleutelwoorden in de titel van een mail

Ook de titel van een mail verdient even je aandacht. Niet alleen voor de ontvanger is een goed onderwerp belangrijk, je zal je mail gemakkelijker terugvinden wanneer je later nog iets moet opzoeken. Kies daarom voor een heel herkenbare term of sleutelwoord. De een- voudigste oplossing is uiteraard een woordje dat naar de inhoud van het bericht verwijst.


Je mails altijd en overal beheren? Dat kan via Business Flex van Proximus. U hebt onbeperkt internet en krijgt ook een professioneel e-mailadres. Met Business Flex stelt u een pack samen op maat van uw zaak en voegt u dus enkel de producten toe die u echt nodig hebt. Met de inbegrepen Prime-dienst geniet u van een vlotte, persoonlijke en professio- nele service: stel uw vraag slechts 1 keer, een expert zorgt voor de verdere opvolging.
Meer info: www.proximus.be/BusinessFlex