Einde deadline voor inschrijving syndicus

U hoorde het wellicht al eerder: sinds 1 april 2017 zijn alle Verenigingen van mede-eigenaars (VME) verplicht hun syndicus in de KBO te laten registreren. Naast het creëren van meer transparantie wil de wetgever het zo mogelijk maken om syndici die het beroep onwettig uitoefenen makkelijker op te sporen en statistieken bij te houden.

De nieuwe regeling werd uitgewerkt in het KB van 15 maart 2017 en voorzag voor de bestaande VME’s in een termijn van 1 jaar (dus tot 1 april 2018) om zich met de nieuwe wetgeving in orde te stellen.

Met het aflopen van deze termijn voor al bestaande gebouwen, zetten we de regels rond de verplichte registratie van de syndicus van een VME graag nog eens op een rijtje en gaan we na wat dit concreet betekent, i.c. voor een bouwpromotor
 

Voor welke syndici is de inschrijving verplicht?

Het mandaat van elke syndicus (professioneel of vrijwillig, natuurlijk of rechtspersoon, al dan niet voorlopig) moet in de KBO worden geregistreerd. Ook wanneer jij of je vennootschap als bouwpromotor bij het opstellen van de basisakte in het reglement van mede-eigendom tot syndicus werd aangesteld, moet je je mandaat in de KBO laten registreren.
          

Waarom registreren?

Hoewel het koninklijk besluit geen sancties voorziet wanneer je nalaat je mandaat in de KBO te laten registeren, betekent dit niet dat er geen gevolgen zijn.  Zo kan het negeren van de wettelijke registratieplicht je aansprakelijkheid als syndicus ten aanzien van de VME in het gedrang brengen. De VME kan de syndicus immers verantwoordelijk stellen telkens hij zijn taak niet als een normaal en zorgvuldig syndicus uitvoert en dus een fout begaat.

Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn wanneer een elektriciteitsleverancier zijn aanmaningen voor een onbetaalde factuur naar een verkeerd adres stuurt omdat je naliet je mandaat in de KBO te registreren. Met alle gevolgen van dien.
Ben je lid van het Beroepsinstituut voor Vastgoedmakelaars (BIV), dan maakt het nalaten van de verplichting tot registratie ten slotte ook een deontologische fout uit. Het BIV liet dan ook weten dat leden die nalaten hun mandaten te registreren, zich aan een deontologische sanctie mogen verwachten.
          

Waar en wanneer?

Het KB van 15 maart 2017 bepaalt dat de VME of haar syndicus de aanvraag tot inschrijving bij het ondernemingsloket moeten indienen ten laatste op de werkdag vóór de dag waarop de opdracht van de syndicus start. Enkel indien de beslissing tot aanstelling of benoeming minder dan 8 werkdagen voor de start van het mandaat werd genomen, dient de aanvraag tot inschrijving binnen de 8 werkdagen na het nemen van die beslissing te gebeuren.
      

Wat betekent dit nu concreet voor jouw nieuwe of lopende bouwprojecten?

Wanneer je zelf of samen met een grondeigenaar het initiatief neemt om bijvoorbeeld een nieuw appartementencomplex op te richten, wordt doorgaans al tijdens de bouwwerken een basisakte opgesteld, zodat de verkoop van de verschillende appartementen reeds kan beginnen. Vaak is het dan ook zo dat jij als bouwheer, in het reglement van mede-eigendom (dat deel uitmaakt van de basisakte) tot syndicus wordt aangesteld, en dit tot aan de eerste Algemene Vergadering van Mede-eigenaars.

De datum van je aanstelling tot syndicus zal in dit geval overeenkomen met de datum van de basisakte. Ten laatste binnen de 8 werkdagen na datum van de basisakte moet je dus je aanvraag tot registratie van je mandaat in de KBO bij het ondernemingsloket indienen.

Dit betekent niet dat je mandaat ook effectief binnen die termijn in de KBO geregistreerd zal zijn. Om je mandaat als syndicus in de KBO te kunnen laten registeren, moet de VME immers eerst over een ondernemingsnummer beschikken. Het is pas op het moment van overschrijving van de basisakte op het hypotheekkantoor, dat het hypotheekkantoor dit nummer zal creëren. Maar aangezien de notaris na ondertekening van de akte over een termijn van 15 dagen beschikt om de akte ter overschrijving bij het hypotheekkantoor aan te bieden, kan het zijn dat er op het moment dat je je aanvraag bij het hypotheekkantoor indient, nog geen ondernemingsnummer voor de VME werd gecreëerd. Het ondernemingsloket zet je dossier dan even on-hold en voert de registratie door van zodra het ondernemingsnummer beschikbaar is.

Zolang je dus tijdig je aanvraag doet, voorzien van alle nodige documenten en gegevens, loop je geen enkel risico. De termijn uit artikel 3 van het KB van 15 maart 2017 heeft immers enkel betrekking op het indienen van je (volledige) aanvraag bij het ondernemingsloket.
      

Hoe dien je de aanvraag in?

Registratie in de KBO kost in 2018 €87 per VME en kan digitaal via de Zenito website, via de KBO VME-tool van het CIB of rechtstreeks per e-mail naar syndici@zenito.be,
Ook voor de wettelijk verplichte aansprakelijkheidsverzekering kan je als syndicus steeds bij Zenito terecht.


Bron: Zenito - T 03 2041902