Je bouwbedrijf voorstellen aan overheidsdiensten? Hoe pak je dat aan?

Opgelet, dit artikel kadert uitsluitend in “overheidsopdrachten zonder bekendmaking”.

Veel bedrijven weten niet goed hoe ze hun diensten of producten bij overheidsinstanties onder de aandacht kunnen brengen. Zeker als je nog geen of weinig ervaring hebt met overheidsopdrachten, is het best spannend om de eerste stap te zetten. Een heldere, gestructureerde introductiebrief of -mail kan echter het verschil maken. In dit artikel krijg je tips hoe je zo’n brief opbouwt, welke elementen je opneemt en hoe je deze effectief inzet.

Bepaal je doel en doelgroep

Bepaal altijd eerst wat je met je brief wilt bereiken (informeren, uitnodigen of een concreet aanbod doen) en zoek vervolgens de juiste contactpersoon of afdeling die over jouw product of dienst gaat. Zo belandt je brief direct bij de juiste mensen en vergroot je de kans op een positief vervolg.

Je vindt de juiste contactpersoon vaak op de website van de betrokken dienst of via Linkedin terug.

Structuur van de brief

Om te zorgen dat je brief duidelijk en professioneel overkomt, kun je een vaste structuur volgen:

1. Duidelijke en bondige inleiding
2. Wat bied je aan, en waarom is dit relevant
3. Referenties en kwaliteit
4. Call to action
5. Afsluiting

Duidelijke en bondige inleiding

Begin met een korte begroeting. Eventueel kun je hier verwijzen naar hoe je bij deze persoon/afdeling terechtgekomen bent. Geef al mee in één heldere zin, wie je bent en wat je doet.

Kernboodschap: wat bied jij aan en waarom is dit relevant?

Benoem je expertise en koppel deze aan de behoeften van de overheidsdienst: welke concrete voordelen bied jij hen, bijv. efficiëntie, duurzaamheid, kostenbesparing? Zo maak je meteen duidelijk waarom jouw aanbod relevant is en vergroot je de kans dat je boodschap de juiste aandacht krijgt.

Richt je je op een lokale overheid? Leg dan bijvoorbeeld de focus op je bereikbaarheid, flexibiliteit en snelle reactievermogen bij problemen.

Bewijs je vakmanschap met enkele referenties

Versterk je vakmanschap door kort je eerdere projecten en samenwerkingen te benoemen, vooral als je al voor overheden of publieke instellingen hebt gewerkt. Vermeld daarnaast eventuele erkenningen, certificaten of kwaliteitslabels (zoals ISO of VCA) om te laten zien dat je de nodige expertise in huis hebt.

Concrete uitnodiging tot vervolggesprek

Sluit je brief altijd af met een duidelijke oproep, een call to action (bijvoorbeeld een uitnodiging voor een gesprek, meer info of een demo) en zorg dat je contactgegevens helder zijn. Vermeld een direct telefoonnummer en e-mailadres, zodat men zonder moeite de juiste persoon kan bereiken.

Afsluiting

Bedank je lezer voor zijn/haar tijd en geef aan dat je beschikbaar bent voor verdere vragen. Sluit je brief af met een professionele ondertekening.

7 concrete tips over de inhoud en tone of voice

• Houd het bondig: Overheidsdiensten krijgen dagelijks veel mails en brieven. Een beknopte, heldere tekst heeft meer kans om gelezen te worden.
• Maak het persoonlijk: Kies (waar mogelijk) een persoonlijke aanspreektitel (bijv. “Geachte mevrouw Janssens”) in plaats van een generieke aanspreking (“Geachte heer/mevrouw”).
• Voorkom vakjargon: Probeer de taal toegankelijk te houden. Benoem wél relevante technische aspecten als die een duidelijke meerwaarde hebben.
• Focus op oplossingen: Benoem niet alleen wat je doet, maar vooral wat het de overheidsdienst oplevert: besparing, zekerheid, snelle hulp, betere dienstverlening, enzovoort.
• Check op lay-out: Zorg dat de brief er verzorgd uitziet (bedrijfshuisstijl, logo, duidelijke opmaak).
• Taalcontrole: Laat je tekst nalezen door iemand anders om spel- en grammaticafouten te voorkomen.
• Timing: Denk na over het moment waarop je de brief of e-mail stuurt, bijvoorbeeld niet vlak voor een feestdag of net ná een grote vakantieperiode.

Weet je niet hoe je hier aan begint, of heb je soms moeilijkheden met het vlot schrijven van teksten? Maak dan gebruik van een AI-systeem, zoals ChatGPT. Deze kan je helpen om een brief op te maken. Zorg er dan wel voor dat jenog wat persoonlijkheid toevoegt aan de brief, en je de tekst niet zomaar overneemt.