Verplichte E-facturatie vanaf 2026: wat je moet weten

Vanaf 1 januari 2026 wordt E-facturatie (E-invoicing) verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dit betekent dat bedrijven onderling enkel nog elektronische facturen mogen uitwisselen volgens een gestandaardiseerd formaat. Het is belangrijk om tijdig te starten met de overstap naar E-facturatie om onaangename verrassingen en mogelijke sancties te voorkomen.

Wat is E-facturatie?

E-facturatie is de volledig elektronische uitwisseling van factuurgegevens tussen bedrijven. Een pdf- of Excel-bestand volstaat niet, omdat deze niet voldoen aan de E-facturatiestandaarden. Een echte E-factuur is een gestructureerd elektronisch document (zoals een XML- of UBL-bestand), waardoor het automatisch en foutloos verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. In België verloopt dit proces via het Peppol-netwerk, een veilig en gestandaardiseerd Europees uitwisselingssysteem.

De voordelen van E-facturatie

De overstap naar E-facturatie biedt tal van voordelen:

• Snellere verwerking: Geen manuele invoer meer, waardoor facturen sneller verwerkt en betaald worden.
• Efficiënter financieel beheer: Een beter overzicht van inkomende en uitgaande facturen.
• Minder fouten: Automatische herkenning van gegevens verkleint de kans op fouten.
• Veilig en betrouwbaar: Verhoogde bescherming tegen fraude en verlies.
• Duurzaam: Geen papier en geen transport nodig.
• Lagere kosten: Minder administratie en lagere opslag- en printkosten.
• Klaar voor de toekomst: Zodra je bedrijf e-facturen kan ontvangen en verzenden, ben je direct klaar om met alle klanten en leveranciers digitaal samen te werken.

Hoe start je met E-facturatie?

De implementatie van E-facturatie vraagt een aantal voorbereidingen:

1. Controleer je software: Veel boekhoudprogramma’s ondersteunen E-facturatie al. Contacteer je softwareleverancier om te checken of je systeem compatibel is met Peppol, het Europese netwerk voor e-facturen.
2. Overleg met je boekhouder: Hij of zij kan je adviseren over de beste manier om de overstap te maken.
3. Gebruik je nog geen software en heb je geen vaste boekhouder, gebruik de gratis overheidsplatformen als noodoplossing::
   
   • Mercurius (https://mercurius.belgium.be): Een centrale hub die bedrijven helpt om e-facturen uit te wisselen.
   • Hermes (https://hermes-belgium.be): Speciaal ontworpen voor KMO’s die (nog) geen geautomatiseerd facturatiesysteem hebben.

Beide systemen zijn eigenlijk een handmatige overzetting dus zeker geen blijvende oplossing.

Mogelijke uitdagingen bij de overstap

Hoewel E-facturatie veel voordelen biedt, kan de overgang uitdagingen met zich meebrengen:

• Technische aanpassingen: Software moet compatibel zijn met het Peppol-netwerk en XML-formaat ondersteunen.
• Opleiding van personeel: Medewerkers moeten wennen aan nieuwe facturatieprocessen en systemen.
• Integratie met bestaande systemen: Mogelijk zijn updates of extra modules nodig in de huidige boekhoudsoftware.
• Samenwerking met leveranciers en klanten: Alle partijen moeten overschakelen naar een digitaal facturatiesysteem.

Fiscale voordelen en compensatie van de overheid

De Belgische overheid ondersteunt bedrijven bij de overstap naar E-facturatie met fiscale voordelen. KMO’s en zelfstandigen kunnen investeringsaftrek krijgen voor software die E-facturatie mogelijk maakt. Ook kunnen bepaalde digitaliseringsprojecten in aanmerking komen voor subsidies.

Daarnaast geldt er een tijdelijke belastingaftrek van 120% op bedrijfsuitgaven voor E-facturatie. Dit geldt voor zowel KMO’s als grote bedrijven en loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. Aangezien facturen verplicht in een XML-formaat moeten worden verzonden, is dit een belangrijke stimulans om tijdig over te schakelen naar Peppol. Profiteer van dit voordeel zolang het nog kan!

Alle info hierover kan je terugvinden op: https://www.vlaio.be/nl/subsidies-financiering/subsidiedatabank/investeringsaftrek

Conclusie: wacht niet te lang!

E-facturatie wordt niet enkel een wettelijke verplichting, maar het biedt ook heel wat voordelen op het vlak van efficiëntie, snelheid en kostenbesparing. Begin nu al met de voorbereidingen en vermijd last-minute stress in 2026. Wil je meer weten? Raadpleeg je boekhouder of softwareleverancier en zorg dat je bedrijf klaar is voor de toekomst!