3 dingen die je moet weten voor je investeert in software

De juiste software voor jouw bedrijf kan je heel wat tijd en geld besparen. En gelukkig zijn er nu steeds meer abonnementsformules, waardoor je ook als zelfstandige of kmo-bedrijfsleider snel uit de digitale startblokken kan vliegen. Maar waar moet je op letten voor je intekent? Wij geven je graag drie tips mee.

1. Begin klein

Digitaliseren doe je best in kleine stappen. Bekijk eerst wat jouw grootste nood is: kostprijsberekening, opvolging klanten, bestellingen opvolgen, facturatie …

Heb je jouw grootste pijnpunt gedetecteerd? Start dan met één facet, zoals kostprijsberekening. Kies eerst enkel de basismodules, zorg dat je die implementeert en goed onder de knie hebt. En breid dan de mogelijkheden die je ervan gebruikt (en die je betaalt) stap voor stap uit. Een voorbeeld: bij een bouwadministratiepakket kan je eerst opteren voor de module voor het maken van offertes, om daarna ook modules voor klantenopvolging toe te voegen.

Handig aan zo’n abonnementsformule is dat je dat heel gemakkelijk uitbreidt, terwijl een stap terug zetten vaak gebonden is aan een contractuele opzegtermijn. Ook het aantal gebruikers kan je heel gemakkelijk uitbreiden.

Samengevat
Start met een of enkele modules, en een beperkt aantal gebruikers. En neem dan de volgende digitale stap.

2. Maak een 'boodschappenlijstje'

Denk vooraf na over wat je nu precies nodig hebt, en bespreek dat met je leverancier. Enkele vragen die je kunnen helpen om jouw eigen ‘wish list’ op te stellen:

• Welk probleem moet de software voor je oplossen? Wat moet het pakket of de tool kunnen? Maak daarin een onderscheid: wat is een ‘must have’ (vandaag en eventueel later), wat is een ‘nice to have’, en wat is absoluut overbodig (een ‘have not’)?
• Met welke programma’s die je vandaag al gebruikt moet je kunnen koppelen? Vraag ook expliciet of die koppeling kan via een open of gratis API (een ‘digitaal koppelstukje’), of dat deze betalend is, of ze daarvoor extra programmeerwerk of begeleiding en bijkomende kosten aanrekenen …
• Welke service verwacht je? Of hoe noodzakelijk is het dat het pakket 24/7, 100% gegarandeerd werkt en je onmiddellijk bijstand krijgt? Verschillende softwareaanbieders hebben op vlak van ondersteuning verschillende niveaus. Met een ‘basispakket’ heb je dan bijvoorbeeld ondersteuning via mail en telefoon tijdens de kantooruren. Een uitgebreider, iets duurder pakket betekent dat er bij problemen ook effectief iemand langskomt in jouw bedrijf, of dat je 24/7 ondersteuning heeft. Ga zeker na wat de leverancier waarmee je in zee gaat standaard aanbiedt. Sommige aanbieders hebben ook heel handige online tutorials, waarmee je zelf gemakkelijk aan de slag gaat.
• Hoe gaat het opstarten in zijn werk? Vraag ook na wat er precies inbegrepen zit in de implementatie van hun kant, en wat je dan nog zelf moet doen. Denk aan het importeren van Excellijsten met jouw prijzen in een bibliotheek, het aanmaken van kostenfiches, het importeren van adresbestanden.

Tip: In de softwaresector wordt dit soort eisen soms expliciet neergepend en getekend in een ‘service level agreement’. Gespecialiseerde consultants kunnen dat voor jou opmaken.

3. Weet wat je tekent

Ga niet alleen na wat de abonnementskost is, maar ook wat de kost is om het pakket of de tool te implementeren:

• de opstartkost;
• de kost voor implementatie, bijvoorbeeld om jouw klantendata of bibliotheek te laten importeren, de koppelingen te maken, startopleiding …;
• én de kost voor opleiding nadien. Misschien kan je na enkele maanden of een half jaar eens een halve dag of dag bedrijfsinterne opleiding te krijgen van jouw softwareleverancier? Dan ontdek je vaak meer mogelijkheden van de software.

Ook de termijn waarvoor je tekent check je best goed.

Stel je vraag aan Wouter, onze adviseur digitalisering