Nieuwe betalingsregels bij overheidsopdrachten van MOW

Algemeen - altijd een schuldvordering

MOW werkt voor alle betalingen met een voorafgaande schuldvordering. Dit geldt zowel voor opdrachten voor werken, als voor opdrachten voor leveringen of opdrachten voor diensten.

In praktijk zullen opdrachtnemers dan ook eerst een schuldvordering indienen bij MOW. De behandelingstermijn begint slechts te lopen op de dag van ontvangst van de schuldvordering door MOW.

MOW kijkt de schuldvordering van de opdrachtnemer na, brengt er op basis van haar eigen gegevens en bevindingen verbeteringen in aan en bepaalt het bedrag dat volgens haar in aanmerking komt voor betaling. Dit bedrag wordt opgenomen in een factuuraanvraag, die geldt als proces-verbaal van verificatie van de schuldvordering en die aan de opdrachtnemer overgemaakt wordt. 

Pas na de factuuraanvraag mag de elektronische factuur ingediend worden. De opdrachtnemer beschikt daarvoor over een termijn van 5 kalenderdagen. Als de factuur na die termijn van 5 kalenderdagen ingediend wordt, wordt de behandelingstermijn geschorst met het aantal dagen dat de termijn van 5 kalenderdagen overschreden werd.

Duur van de behandelingstermijn voor gewone schuldvorderingen

Omwille van uniformiteit en rechtszekerheid zullen slechts 3 verschillende behandelingstermijnen gehanteerd worden.

MOW vertrekt bij de opmaak van haar opdrachtdocumenten steeds van een standaard behandelingstermijn van 30 kalenderdagen. Een verlenging van de behandelingstermijn is enkel mogelijk als die gerechtvaardigd is omwille van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht. Criteria die onder meer gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de rechtvaardiging zijn:

• De inhoud van de opdracht of het type prestaties dat nagekeken moet worden;
• De betrokkenheid van medefinanciers bij het nazicht van schuldvorderingen en/of de betaling van facturen;
• De noodzaak van bijkomende onderzoeken om prestaties na te kijken;
• Het aantal posten dat per schuldvordering nagekeken moet worden;
• Het aantal verantwoordingsstukken dat bij de schuldvordering gevoegd en nagekeken moet worden;
• …

Als de behandelingstermijn verlengd wordt, zal deze 45 of 60 kalenderdagen bedragen. 

Deze behandelingstermijn geldt als algemene termijn voor alle gewone schuldvorderingen die ingediend worden. 

Optionele verlengingen voor bepaalde schuldvorderingen

Naast de algemene termijn voor gewone schuldvorderingen kunnen in de opdrachtdocumenten specifieke verlengingen opgenomen worden. Deze specifieke verlengingen gelden enkel voor een bepaalde categorie van schuldvorderingen en zullen alleen opgenomen worden als voor de gewone schuldvorderingen in een kortere behandelingstermijn voorzien is.

Volgende specifieke verlengingen kunnen opgenomen worden in de opdrachtdocumenten van MOW:

• Voor bisstaten geldt een behandelingstermijn van 60 kalenderdagen. Onder bisstaten worden schuldvorderingen verstaan met een gedetailleerde staat die enkel bestaat uit posten waar de partijen nog geen akkoord over de prijs bereikt hebben naar aanleiding van een wijziging of een vraag tot prijsaanpassing. Overeenkomstig de opdrachtdocumenten moeten deze posten in een afzonderlijke staat gevorderd worden. Als de posten waarover nog geen prijsakkoord is gevonden niet afzonderlijk gevorderd worden, zullen deze afgewezen worden en zal MOW vragen hiervoor opnieuw een afzonderlijke bisstaat in te dienen;
• Op schuldvorderingen die ingediend worden rond en tijdens collectieve vakantieperiodes wordt een behandelingstermijn van 45 kalenderdagen toegepast. De vakantieperiodes waarvoor dit geldt zijn:
  • de maanden juli en augustus;
  • twee weken voor tot en met het einde van de kerstvakantie. De kerstvakantie wordt bepaald aan de hand van de schoolvakantie;
• Voor schuldvorderingen die laattijdig ingediend worden, is de behandelingstermijn 60 kalenderdagen. Een schuldvordering is laattijdig als deze meer dan een jaar na uitvoering van de prestaties waarop ze betrekking heeft, ingediend wordt;
• Als meerdere schuldvorderingen gelijktijdig ingediend worden, geldt een behandelingstermijn van 60 kalenderdagen. Schuldvorderingen worden als gelijktijdig beschouwd als ze binnen eenzelfde vorderingsperiode ingediend worden. Bovendien moet het gaan om schuldvorderingen voor minstens 6 verschillende vorderingsperiodes binnen dezelfde overheidsopdracht of raamovereenkomst. 

Bijvoorbeeld: De opdrachtdocumenten voorzien in een maandelijkse betaling in mindering en de vorderingsperiode start op de 7^de dag van de maand. Als tussen 7 januari en 6 februari schuldvorderingen ingediend worden voor de maanden juli tot en met december zal op alle schuldvorderingen een behandelingstermijn van 60 kalenderdagen toegepast worden.

Betalingsregels i.g.v. gezamenlijke opdrachten

In geval van een gezamenlijke opdracht zal MOW er in principe naar streven om dezelfde betalingsregels vast te leggen voor alle betrokkenen. Dit houdt in dat er in principe één behandelingstermijn zal toegepast worden voor alle gewone schuldvorderingen, ongeacht de betaler. Anderzijds zal MOW ernaar streven om de principes uit deze nota door te trekken in alle opdrachten waarin ze betrokken is, ook als MOW zelf geen aanbestedende overheid is.

Aandachtspunten voor opdrachtnemers

De schuldvordering

Hou bij de opmaak van de schuldvordering rekening met volgende richtlijnen:

• Dien voor alle opdrachten een voorafgaande schuldvordering in, tenzij anders bepaald in de opdrachtdocumenten. De behandelingstermijn begint te lopen op de dag na de ontvangst van de schuldvordering;
• Dien tijdig een correcte schuldvordering in;
• Vermeld op de schuldvordering het correcte dossiernummer zodat duidelijk is op welke overheidsopdracht ze betrekking heeft. Zo niet, kan de schuldvordering onontvankelijk verklaard worden;
• Voeg bij de schuldvordering een gedetailleerde staat van de uitgevoerde prestaties, waarin het bedrag waarvoor betaling wordt gevorderd, wordt uitgesplitst over de verschillende posten;
• Enkel de prestaties waarvoor reeds een prijs werd bepaald, met name in de offerte of in een goedgekeurde verrekening, mogen opgenomen worden in een gewone staat. Alle overige prestaties waarvoor nog geen prijs werd overeengekomen, moeten worden opgenomen in een bisstaat. Let er wel op dat er ten laatste bij de indiening van de bisstaat een prijsvoorstel werd ingediend voor de prestaties die in de bisstaat opgenomen worden. Als de posten waarover nog geen prijsakkoord is gevonden niet afzonderlijk gevorderd worden, zullen de posten waarvoor er nog geen prijsakkoord is, worden afgewezen en moeten deze opnieuw worden gevorderd in een bisstaat. De behandelingstermijn begint pas te lopen bij de indiening van de bisstaat;
• Hou bij de opmaak van de schuldvordering rekening met de voorwaarden opgelegd in de opdrachtdocumenten:
  • Stuur de schuldvordering naar het juiste adres, ofwel via het emailadres vermeld in de opdrachtdocumenten, ofwel via e-Contracting. Let er in geval van e-Contracting op dat de schuldvordering ingediend wordt in de postbox van de correcte opdracht/opdrachtdeel. Als de schuldvordering verkeerd geadresseerd is, kan de aanbestedende overheid vragen om de schuldvordering opnieuw in te dienen op het correcte adres of in de correcte opdracht/opdrachtdeel. De behandelingstermijn kan slechts beginnen te lopen als de schuldvordering via het juiste kanaal ingediend is;
  • Als de schuldvordering betrekking heeft op een overheidsopdracht met vaste en voorwaardelijke delen, dien dan een afzonderlijke schuldvordering in per deel, niet éénzelfde schuldvordering die uitgesplitst is per deel;
  • Splits gevorderde prestaties op per bestelling of dienstbevel;
  • Als prestaties gevorderd worden die verricht werden in verschillende prestatieperiodes, splits die dan uit per periode;
  • Voeg de nodige verantwoordingsstukken bij de schuldvordering. Als verantwoordingsstukken ontbreken, zullen de prestaties waarvoor de verantwoordingsstukken nodig zijn voor het nazicht afgewezen worden (zie infra);
  • Verantwoordingsstukken worden genummerd en eenduidig gelinkt aan de prestatie waarop ze betrekking hebben;
  • In een bisstaat wordt verwezen naar het wijzigingsbevel of de schriftelijke melding van de wijziging.

Het nazicht van de prestaties

MOW kijkt de ingediende schuldvordering en gedetailleerde staat na op basis van haar eigen bevindingen en gegevens. In de factuuraanvraag bepaalt MOW het bedrag dat volgens haar voor betaling in aanmerking komt. In de prestaties die niet voor betaling in aanmerking komen wordt een onderscheid gemaakt tussen afgewezen prestaties en afgekeurde prestaties:

• Afgewezen prestaties zijn prestaties waarvoor MOW omwille van het ontbreken van de vereiste verantwoordingsstukken of documenten niet kan overgaan tot het nazicht van de prestaties. De behandelingstermijn voor deze prestaties wordt geacht niet te zijn gestart. De prestaties die afgewezen worden omwille van het ontbreken van documenten en verantwoordingsstukken moeten door de opdrachtnemer opnieuw ingediend worden, d.i. via een nieuwe schuldvordering, als hij hiervoor vergoed wil worden. De behandelingstermijn voor deze prestaties begint pas te lopen als hiervoor een volledige schuldvordering werd ingediend, d.i. met alle vereiste documenten en verantwoordingsstukken.
• Afgekeurde prestaties zijn prestaties die niet aanvaard werden door MOW en omwille daarvan niet werden weerhouden voor betaling. Deze prestaties mogen niet meer in een nieuwe schuldvordering worden opgenomen. Eén en dezelfde prestatie die afgekeurd werd, kan dan ook niet het voorwerp van meerdere schuldvorderingen (reguliere staat of een bisstaat) uitmaken. Afgekeurde prestaties die niet voor betaling werden aanvaard en waarop de opdrachtnemer toch meent recht te hebben, moeten worden opgenomen in een door de opdrachtnemer actueel te houden Excel-bestand dat bij elke daaropvolgende schuldvordering aan MOW wordt bezorgd.

Tip

Het nazicht van de schuldvordering en de betaling van de factuur verloopt sneller en eenvoudiger als deze voorafgaand aan de indiening besproken werd tussen MOW en de opdrachtnemer.

De elektronische factuur

Hou bij de opmaak van de elektronische factuur rekening met volgende richtlijnen:

• Dien pas een factuur in na ontvangst van de factuuraanvraag;
• Maak de elektronische factuur op aan de hand van de goedgekeurde prestaties vermeld in de factuuraanvraag;
• Prestaties die niet opgenomen worden in de factuuraanvraag worden geacht niet voor betaling in aanmerking te komen;
• MOW maakt gebruik van e-invoicing. Dien de elektronische factuur binnen 5 dagen na de factuuraanvraag in in een gestructureerd XML-formaat, via het Europese afsprakenkader Peppol, of via het Mercuriusplatform;
• Vermeld op de elektronische factuur naast de wettelijke verplichte gegevens overeenkomstig het BTW-wetboek:
  • het identificatienummer van de aanbestedende overheid in het veld ‘AccountingCustomerParty’ van de elektronische factuur;
  • het ordernummer in het veld ‘OrderReference’ van de elektronische factuur;
  • de factuuraanvraagreferentie in het veld ‘BuyerReference’ of ‘Note’ in de elektronische factuur;

Het correct invullen van deze gegevens is essentieel om automatische koppelingen te kunnen leggen in het boekhoudsysteem. Als de elektronische factuur deze gegevens niet of in de verkeerde velden bevat, zal de behandelingstermijn met 5 dagen geschorst worden. 

Info

Voor vragen over e-Contracting kan je contact opnemen via e-Contracting@vlaanderen.be

Voor vragen over e-invoicing kan je contact opnemen via e.procurement@vlaanderen.be