Samenwerken met een nieuwe zakenpartner: waar let je best op?

Een nieuwe samenwerking kan je bedrijf vooruithelpen, maar houdt ook risico’s in. Of je nu in zee gaat met een nieuwe onderaannemer, leverancier, opdrachtgever of dienstverlener: je wil dat de opdracht vlot verloopt én dat je correct betaald wordt. Een goed buikgevoel is belangrijk, maar het volstaat niet. Door vooraf enkele objectieve checks te doen en duidelijke afspraken te maken, vermijd je onaangename verrassingen.

In dit artikel geven we je praktische aandachtspunten om een nieuwe businesspartner te screenen en om contractueel sterker te staan.

Met wie ga je in zee? Screen je zakenpartner

Buikgevoel én feiten

Je ervaring en intuïtie spelen zeker een rol, maar combineer die altijd met objectieve informatie. Vandaag bestaan er heel wat toegankelijke databanken waarmee je snel een eerste beeld krijgt van je potentiële zakenpartner.

Wat kan je concreet nakijken?

• Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
  Hier vind je basisinformatie zoals het ondernemingsnummer, de rechtsvorm, adressen, btw-activiteiten (NACEBEL-codes), zaakvoerders en of het bedrijf werkgever is. Je ziet er ook links naar publicaties in het Belgisch Staatsblad en naar de neergelegde jaarrekeningen. Link KBO Public Search
• Belgisch Staatsblad
  Controleer of er recente wijzigingen zijn in adres, bestuur of rechtsvorm. Frequente wijzigingen of een postbusadres kunnen een signaal zijn om extra alert te zijn.
• Centraal Register van Beroepsverboden (JustBan)
  Via dit register kan je nagaan of er beroepsverboden zijn uitgesproken, bijvoorbeeld naar aanleiding van faillissementsfraude of zware nalatigheid. Link
• Check inhoudingsplicht
  Ga altijd na of je zakenpartner fiscale of sociale schulden heeft. Zo vermijd je dat je later zelf aansprakelijk wordt gesteld en bedragen moet inhouden. Link: checkinhoudingsplicht.be - Leden gebruiken de handige tool 'Controleer uw aannemer'. Deze helpt je om op een efficiënte en overzichtelijke manier je onderaannemers te beheren en controleren.
• Financiële gezondheid
  Analyseer indien mogelijk de jaarrekening. Let op knipperlichten zoals een negatief eigen vermogen, een hoge schuldgraad, lage liquiditeit of aanhoudende verliezen. Wie het grondiger wil aanpakken, kan werken met krediet- en bedrijfsinformatierapporten die ook betalingsgedrag en risicoscores in kaart brengen. 
  Tip: Als lid krijg je bij GraydonCreditSafe 5 gratis bedrijfsrapporten (Bouwunie Korting)

Enkele juridische aandachtspunten

Naast de economische screening is het minstens even belangrijk om stil te staan bij de juridische spelregels van je samenwerking. In een B2B-context geldt een grote contractuele vrijheid, wat kansen biedt, maar ook risico’s inhoudt.

1. Grote contractuele vrijheid: wat je afspreekt, geldt

B2B contracten kennen een grote contractuele vrijheid. Daardoor zijn jullie afspraken, zodra partijen ermee akkoord zijn, bindend en afdwingbaar. Bedenk hier dan ook : onredelijk is niet hetzelfde als onwettig !

2. Back‑to‑back of transparantie van contracten

Een hoofdaannemer zal zijn eigen contractuele verplichtingen, die hij krijgt van zijn opdrachtgever, contractueel doorschuiven naar de onderaannemer(-s). Dit principe wordt ook “back to back” of “transparantie van contracten” genoemd. Hoewel niet zomaar élke verplichting back to back mag doorgeschoven worden naar de onderaannemer, gebeurt het in vele gevallen wel. Reageer waar nodig en/of stel kritische vragen.

3. Onevenwichtige of slordige lastenboeken

Een onevenwichtig, onzorgvuldig of slecht opgesteld lastenboek, is daarom nog niet onwettig. Maar zadelt je wél op met discussies achteraf. Lees ze zorgvuldig na. Ook hier weer, reageer tijdig alvorens het contract te sluiten.

4. Onbestaande normen, producten of onduidelijke keuzes

Verwijzing naar verouderde normering, ja zelfs naar normen die niet meer bestaan. Het vragen naar onbestaande (uit de markt genomen) producten, te vrijblijvende materiaal-/ kleurkeuze, ontbrekende plannen en afmetingen … Signaleer ze aan je opdrachtgever en maak schriftelijk voorbehoud. Gaat het over een overheidsopdracht, dan kan -en zelfs mag- je geen voorbehoud maken. Signaleer in dat geval vóór opening van de offertes, de leemten en/of vergissingen.

5. Prijs en prijsherziening

Er is geen prijsherziening voorzien. Weet dat een prijsherziening moet ‘bedongen’ worden: lees uitdrukkelijk overeengekomen zijn. Onderhandel dit dus zeker bij langlopende contracten ! Wees je ook bewust van het feit dat een prijsherziening ook negatief kan zijn.

6. Uitvoeringstermijnen en boetebedingen

Uitvoeringstermijnen uitgedrukt in werkdagen verdienen de voorkeur. Kijk goed na of jullie overeenkomst een definitie bevat van wat precies deze ‘niet-werkbare dagen’ zijn. De uitvoeringstermijn moet je ook samenlezen met de boetebedingen, want “te laat” kan aanleiding geven tot vertragingsboetes. Lees je dus een onrealistische, onhaalbare planning? Ben je de laatste in het bouwproces… Wees dan dubbel alert. Ook hier weet: reageer !

7. Betaling en facturatie

Betaling en facturatie vragen de nodige aandacht. Welke betalingstermijn wordt voorzien?  En is deze conform de Wet betalingsachterstand bij handelstransacties? Want weet: als er niets overeengekomen is, dan geldt een betalingstermijn van 30 kalenderdagen. 60 kalenderdagen is het absolute toegestane maximum, maar ook dat is nog erg lang. Ben je bereid om zolang bank te spelen? Spreek erover met je toekomstige opdrachtgever.

Besluit

Een succesvolle samenwerking begint bij vertrouwen, maar wordt gedragen door duidelijke afspraken en een goede voorbereiding. Door je zakenpartner te screenen en kritisch naar contracten te kijken, versterk je je positie en vermijd je discussies achteraf.

Twijfel je over een concrete situatie? Dan loont het om tijdig juridisch advies in te winnen. Dat is vaak een kleine investering in vergelijking met de risico’s die je loopt.