Het automatiseren van je administratie levert controle en enorme tijdswinst op

Registreer hier voor de webinar "Eenvoudige administratie voor bouwbedrijven" op 10/10/2018 - 18u


Atelier Schrauwen uit Loenhout legt zich volledig toe op het ontwerpen, maken en plaatsen van authentieke, exclusieve voordeuren en ramen. Een familie schrijnwerkers met ruim 125 jaar aan expertise, en een gedeelde passie die generatie op generatie werd doorgegeven. Vandaag staat het bedrijf onder leiding van Jef Schrauwen. Nog steeds gedreven door diezelfde passie en liefde voor het vak, maar gewapend met een hedendaags motto: "Atelier Schrauwen biedt deuren met de charme van vroeger, maar het comfort van vandaag." Dat geldt niet enkel voor het product: net als vele andere kmo's zette het atelier al grote stappen richting een digitale werkomgeving. Zaakvoerder Jef Schrauwen: "Vandaag tekenen we alles eerst digitaal uit, waarna het volledige concept wordt uitgewerkt. En waar vroeger klanten, verkoopscijfers en andere gegevens in diverse Excelbestanden werden beheerd, gebeurt dat voortaan allemaal via Teamleader."
 

Verdubbeling in personeel dwingt Schrauwen tot betere planning

Dat het bij Atelier Schrauwen goed draait, blijkt uit de groei die ze de laatste jaren doormaken. "Vorig jaar werkten we nog met drie, binnenkort start onze achtste medewerker. Een verdubbeling in personeel, wat natuurlijk ook uitdagingen met zich meebrengt." Uitdagingen, maar ook kansen. Het technische aspect houdt Jef zelf in handen, maar bestellingen, planning, stockbeheer en andere zaken geeft hij voortaan door aan collega's. Zo houdt hij zelf meer tijd over voor de dingen waar hij goed in is.
Binnenkort neemt iemand alle communicatieplanning over. "Doordat de structuur er is - met Teamleader als ruggengraat - zal het enorm snel verlopen. Nog voor deze nieuwe medewerker start, zal ze de webinars volgen en dus overweg kunnen met de software."
 

Gebrek aan overzicht en communicatie

Daarnaast werkt Schrauwen nog met een achttal freelancers, dus is communicatie van essentieel belang. Vóór Teamleader verliep dat stroever. We hadden geen inzicht in de agenda van anderen, wisten niet wie waarmee bezig was en hoe lang we over bepaalde projecten deden." Het grootste euvel? Overzicht. "Wie zit waar? Wat zijn de statistieken? Hoeveel is er verkocht, haalden we onze targets? Brengen onze investeringen iets op? Antwoorden op al die vragen hadden we vroeger niet - of we moesten er op zijn minst ver achter zoeken."
 

De keuze voor Teamleader

Eind 2014 besloot Atelier Schrauwen Teamleader te gebruiken. "Een consultant had ons reeds over de tool verteld. Tot dan werkten we met Excelbestanden en typische bouwsoftware die verre van optimaal was voor ons bedrijf. We waren dus al even op zoek." (lacht) Jef Schrauwen weet vooral de controle het meest te appreciëren. "Van nature ben ik wel iemand die zelf de teugels in handen wil houden. Met Teamleader kan dat, zonder de vervelende baas te moeten spelen. Doordat je de cijfers en het rendement altijd kan raadplegen, blijf je op de hoogte en hoef je je geen zorgen te maken." "Momenteel gebruiken we vooral de CRM-module, offertes en facturatie. Daar komt binnenkort ook nog de vernieuwde Projectplanning bij, zodra de nieuwe medewerkster up-and-running is."
 

Integraties met andere software

Naast Teamleader gebruikt Schrauwen uiteraard ook andere tools. Tools die met Teamleader integreren, wat Jef als groot pluspunt ziet: "Outlook, de LinkedIn-plugin, ons boekhoudpakket, ... Je koppelt ze moeiteloos aan Teamleader, en je kan van start. Vorige week sloten we een overeenkomst voor een track&trace-systeem. Onze absolute voorwaarde daarbij? Dat de software kon integreren met Teamleader. Zo kunnen we in de projectmodule de budgetten en uren blijven opvolgen."
De Teamleader Marketplace die vorige week nog werd voorgesteld, ziet er volgens Schrauwen dus veelbelovend uit. "Ik vind het erg overzichtelijk, gebruiksvriendelijk, en probleemoplossend. Dat is het mooie eraan: de achterliggende gedachte vertrekt vanuit een probleem bij de klant, en niet vanuit de softwarebouwer. Niet vanuit de vraag: wat zullen we nu eens bouwen? Die klantgerichtheid is typerend voor Teamleader."


Wil je zelf ook te weten komen wat Teamleader voor jouw bouwbedrijf kan betekenen, volg dan de webinar “Eenvoudige administratie in de bouw”